Flynth in Bergen waarschuwt: kopie ID-bewijs opdrachtnemer mag niet meer

BERGEN – Sinds de afschaffing van de Verklaring arbeidsrelatie (VAR) is het voor uw organisatie niet meer toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers in de administratie op te nemen. Dat mag alleen nog als hier een wettelijke verplichting voor is en dat is niet langer het geval. 

Als een nieuwe werknemer bij uw organisatie in dienst treedt, bent u als werkgever wettelijk verplicht om zijn of haar identiteit te controleren. Dit doet u door een kopie van het paspoort of de identiteitskaart in de administratie te bewaren. Voor uitzendkrachten en opdrachtnemers geldt deze bewaarplicht niet, aangezien uw organisatie met hen geen dienstbetrekking heeft. Voor vrijwilligers ligt dit weer anders.

Niet verplicht? Dan ook niet toegestaan!

Tot 1 mei 2016 was de bewaarplicht wel van kracht voor opdrachtnemers die een VAR aan uw organisatie overlegden. Bij een VAR in de administratie moest namelijk ook altijd een kopie van het identiteitsbewijs van de opdrachtnemer zitten. Met het vervallen van de VAR is ook de verplichting om een kopie te maken geschrapt.

Recht vervallen

Omdat het volgens de wet alleen is toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te maken en te bewaren als dit wettelijk is voorgeschreven, is door het vervallen van deze plicht bij een VAR óók meteen het recht vervallen om een kopie van het identiteitsbewijs van opdrachtnemers te vragen of te maken.

Bewaar gegevens van uitzendkrachten

Ook van uitzendkrachten mag uw organisatie geen kopie van het paspoort of de identiteitskaart vragen om in de administratie te bewaren, maar het moet wel mogelijk zijn om de identiteit van de uitzendkracht aan te tonen. Neem de volgende gegevens van uitzendkrachten op in uw administratie:

• naam, adres en woonplaats
• geboortedatum en BSN
• nationaliteit
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
• specificatie van de gewerkte uren
• naam, adres en woonplaats van het uitzendbureau
• eventueel: verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning

Vrijwilligersvergoeding

Voor vrijwilligers ligt het weer iets anders. De Belastingdienst kan organisaties vragen aan wie en wanneer zij een vrijwilligersvergoeding hebben uitbetaald. Daarom mag de organisatie waarvoor iemand vrijwilligerswerk doet om het identiteitsbewijs (zoals uw paspoort of identiteitskaart) vragen en hiervan de gegevens overnemen.

Ook bij vrijwilligers: geen kopie identiteitsbewijs

U mag echter geen kopie maken van het identiteitsbewijs. Zoals eerder genoemd bent u als werkgever op grond van de Wet op de loonbelasting verplicht een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer in de loonadministratie te bewaren. Maar omdat voor een vrijwilliger geen loonheffingen hoeven te worden ingehouden, geldt dit bij vrijwilligers niet.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met uw adviseur. Flynth is bereikbaar via e-mail: [email protected] of telefoonnummer 088-2367350.

Flynth Accountants, Specialisten en Adviseurs

De heer Richard Stekelenburg
Lindenlaan 19
5854 AM BERGEN

Telefoon : 0485-341366

Email :     [email protected]
Website : www.flynth.nl